Pátek, 2 prosince, 2022
magazin

Jak už nikdy nepromeškat žádný deadline

Znáte to všichni. Máte za úkol komplexní projekt a najednou je tady. Deadline! Byl u projektu už od začátku, ale stále se vám zdál být vzdálený, navíc se vždycky objevilo něco důležitějšího, co bylo nutné vyřešit okamžitě. Teď vám nezbývá než pracovat přesčas, abyste dostáli svému slovu a nenarušili dobré vztahy s klientem. 

Termín dokončení však nemusí být strašákem. V dnešním článku se podíváme na pět tipů, díky nimž už žádný deadline nezmeškáte.

  1. Rozplánujte si jednotlivé kroky

Pokud vám na stole přistane dlouhodobý projekt, vyhraďte si chvilku na to, abyste si ho rozdělili na jednotlivé úkoly a kroky. Ty si pak rozplánujtečase. Tenhle jednoduchý trik vám pomůže k tomu, abyste každý den na projektu pracovali. Navíc je rozdělení na menší kroky dobré i z psychologického hlediska. Velký projekt se vám může zdát děsivý, protože nevíte, odkud ho začít porcovat, ale dílčí úkoly na každodenní bázi zvládnete v pohodě. 

  • Nastavte si upozornění

Ujistěte se, že každý den, kdy máte několik hodin vyhrazených pro práci na projektu, dostanete upozornění. Psaní lístečků je nespolehlivý způsob plánování. Mnohem lepší je nastavit si upomínku na telefonu nebo v systému na efektivní řízení projektů, který lze propojit i s mobilem. Budete mít přehled o náplni dne a vyhnete se duplicitnímu zapisování i plánování.

  • Hlídejte si časovou kapacitu

Ať už na projektu s deadlinem pracujete samostatně, nebo v týmu, zamyslete se nad reálnou časovou kapacitou. „Na papíře“ se nám může zdát, že daný úkol zabere sotva pár minut, ale ve skutečnosti se jeho řešení může protáhnout. Abyste měli o době strávené na projektu představu, měřte si u jednotlivých úkolů čas. Můžete využít běžné stopky nebo čas strávený nad úkolem měřit rovnou v aplikaci na řízení projektů. Díky sledování času budete mít také kontrolu nad kapacitou svých zaměstnanců. 

  • Dávejte úkolům priority

Když si budete připravovat to-do list, rozlišujte u jednotlivých úkolů jejich prioritu. Ne všechno je důležité a ne všechno musí být vyřešeno hned. Zkuste rozdělení na důležité a urgentní, důležité, ale ne urgentní, urgentní, ale nedůležité a nedůležité a neurgentní. Následně si úkoly seřaďte podle priority a zvažte, zda je možné část z nich delegovat. Priority si můžete pro přehlednost ve svém to-do listu rozdělit barevně

  • Nenechte se vyrušovat

Když začnete pracovat na důležitém úkolu, omezte všechny zdroje možného rozptýlení. Neotevírejte e-mailovou schránku a vypněte si upozornění z různých aplikací na telefonu i v počítači. Každé vyrušení, i kdyby trvalo jen pár vteřin, zásadně narušuje vaši koncentraci. Jen úplný klid vám umožní dostat se do stavu tzv. hloubkové práce, kdy se budete moct plně soustředit. 

Deadliny nemusí být nutně nepřítelem. Pokud s nimi bojujete, zkuste využít některý z chytrých pomocníků – například dobře nastavená upozornění v kalendáři nebo rovnou CRM aplikaci, díky které budete mít o práci na úkolu kompletní přehled. 

PR články

Další články autora